Projet CRM Recruit : une transformation numérique pour le recrutement et l’admission à l’Université de Moncton

Depuis décembre 2022, une équipe conjointe de la Direction générale des technologies, des services d’admission et de recrutement des trois campus travaille à la mise en œuvre du CRM Recruit, un système de gestion de la relation client (Customer Relationship Management). Ce projet vise à : 

• améliorer l’expérience des personnes candidates à l’Université de Moncton ; 

• faciliter la collaboration entre les intervenants du recrutement et de l’admission ; 

• moderniser les outils de gestion et de communication ; 

• bonifier la collecte de données sur les processus d’admission et de recrutement. 

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2023 - Lancement du Portail UMoncton 

En octobre 2023, l’ensemble du personnel des services de l’admission et du recrutement sur les trois campus a été formé et le Portail UMoncton a été ouvert aux personnes candidates des trois campus et des programmes crédités de la formation continue. Depuis son lancement : 

• 14 190 demandes d’admission ont été vérifiées par les services concernés ; 

• 3 592 nouvelles personnes étudiantes se sont inscrites ; 

• 893 demandes ont été reportées ; 

2024 - Réactivité face aux réformes de l’IRCC 

En 2024, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a modifié les règles d’obtention du permis d’études pour les étudiant·e·s internationaux·ales. Grâce au CRM Recruit, les services d’admission ont pu adapter rapidement leurs processus d’affaires pour : 

• faciliter les démarches des personnes candidates internationales ; 

• répondre aux nouvelles exigences de l’IRCC ; 

• uniformiser les modèles de lettres pour les trois campus. 

Depuis ces ajustements : 

• Plus de 1 800 candidats internationaux ont payé des frais d’inscription pour obtenir les documents nécessaires à leur demande de permis d’études; 

• Plus de 550 ont obtenu leur permis d’études pour s’inscrire à l’Université de Moncton. 

2025 – Nouvelles fonctionnalités & formation du personnel 

Durant l’été 2025, près de 80 personnes ont été formées pour : 

• évaluer les demandes soumises dans le CRM et communiquer plus efficacement les décisions d’admission ; 

• assurer le suivi des candidatures par marché de recrutement pour les agents de recrutement; 

• organiser des événements de recrutement (plus de 1000 participants ont déjà utilisé le CRM Recuit pour s’inscrire à des évènements de l’Université de Moncton). 

Douze super utilisateurs et utilisatrices ont également été formé·e·s pour accompagner le personnel dans l’utilisation quotidienne du CRM Recruit et soutenir la modernisation des processus d’affaires. Dans les prochains mois, un(e) analyste métier devra également être embauché(e) par les services d’admission et recrutement afin d’assurer la mise en œuvre des évolutions fonctionnelles nécessaires à la pérennité du fonctionnement du CRM Recruit dans les prochaines années. 

Quelques chiffres clés 

·       10 000 heures de travail ont été consacrées à la mise en œuvre du CRM Recruit et à l’adaptation des processus d’admission. 

·       100 heures de formation ont été offertes au personnel des services d’admission et de recrutement des trois campus ainsi qu’aux évaluateurs et évaluatrices des facultés. 

• 120 membres du personnel ont accès au CRM. 

Et maintenant… 

• Une nouvelle version du CRM Recruit sera déployée d’ici la fin de 2025. 

• Dans la continuité de l’interconnexion entre les différents systèmes de gestion de l’Université de Moncton, l’intégration entre CRM Recruit et Socrate sera mise à jour au courant de l’année 2026. 

• Un nouveau CRM dédié aux anciens élèves de l’Université de Moncton sera lancé pour améliorer leur expérience et la gestion des relations avec la communauté diplômée.